Le message de répondeur professionnel d’un artisan, en vingt secondes.
Votre annonce est souvent le premier contact d’un client avec votre entreprise. Elle doit dire qui vous êtes, pourquoi vous ne décrochez pas, quand vous rappelez et ce qu’il faut laisser. Voici comment l’écrire, et huit exemples à adapter à votre métier.
Mis à jour le · 5 min de lecture
01Ce qu’un bon message doit dire
Un client qui tombe sur votre messagerie se pose trois questions : suis-je au bon endroit, va-t-on me rappeler, et quand ? Votre annonce y répond, dans cet ordre :
- Qui vous êtes : le nom de l’entreprise et votre prénom. Le client sait qu’il ne s’est pas trompé de numéro.
- Pourquoi vous ne décrochez pas : « en intervention » rassure plus que « absent » : vous travaillez, vous n’avez pas disparu.
- Quand vous rappelez : dans l’heure, en fin de matinée, avant 19 h… Ne promettez que ce que vous tenez.
- Ce qu’il faut laisser : le nom, la commune, le problème en une phrase, et le numéro si l’appel est masqué.
Le tout en vingt secondes au plus. Au-delà, le client pressé raccroche avant le bip, et c’est précisément lui qui avait une urgence.
02Ce qu’il faut éviter
- L’annonce par défaut de l’opérateur (« Vous êtes bien sur la messagerie du 06… ») : le client ne sait pas s’il est chez un artisan ou chez un particulier.
- « Je suis absent pour le moment » : cela ne dit ni pourquoi ni jusqu’à quand.
- La musique et les longues formules : chaque seconde avant le bip est une seconde de trop.
- Les promesses de prix ou de délai : « intervention en 30 minutes » engage votre parole sans connaître le problème.
- L’enregistrement fait sur un chantier : une perceuse en fond sonore, c’est une annonce à refaire.
03Huit exemples à adapter
Les entreprises et les prénoms sont inventés. Remplacez-les par les vôtres, lisez le texte à voix haute et chronométrez-vous.
« Bonjour, vous êtes chez Couverture Baudry, Anthony à l’appareil. Je suis en intervention et ne peux pas vous répondre. Laissez votre nom, votre commune et le motif de votre appel : je vous rappelle dans la journée. Merci ! »
« Bonjour, Atelier Moreau, Julien à l’appareil. Je suis sur un chantier. En cas de fuite, fermez le robinet d’arrêt général, près du compteur, puis laissez-moi votre nom, votre adresse et ce qui se passe. Je vous rappelle au plus vite. »
« Bonjour, Atelier Moreau, chauffage et sanitaire. Je suis en intervention. Si vous sentez une odeur de gaz, sortez du logement et appelez le 0 800 47 33 33. Sinon, laissez votre nom, votre commune et le code affiché sur la chaudière : je vous rappelle avant ce soir. »
« Bonjour, Guérin Électricité, Damien à l’appareil. Je ne peux pas décrocher pour l’instant. Dites-moi votre nom, votre adresse et si tout le logement est privé de courant ou seulement une partie. Je vous rappelle dans l’heure. »
« Bonjour, Serrurerie Cadiou, Yann à l’appareil. Je suis en dépannage. Laissez votre adresse exacte, l’étage et votre numéro : je vous rappelle dès que possible pour convenir de l’intervention. »
« Bonjour, Couverture Baudry, Anthony à l’appareil. Je suis sur un toit. Laissez votre nom, votre commune et une description de la fuite ou des dégâts : je vous rappelle en fin de journée. Pour un devis, précisez simplement “devis”. »
« Bonjour, Atelier Moreau. Nos bureaux sont fermés. Laissez votre nom, votre commune et le motif de votre appel : nous vous rappelons dès lundi 8 h. En cas d’odeur de gaz, appelez le 0 800 47 33 33. »
« Bonjour, Guérin Électricité. L’entreprise est fermée jusqu’au lundi 24 août. Laissez votre nom et votre numéro, nous vous rappellerons à notre retour. »
04Enregistrer son message
Sur la plupart des portables, l’annonce se change depuis la messagerie de l’opérateur : composez le 888 chez Orange, le 123 chez SFR, le 660 chez Bouygues Telecom ou le 666 chez Free, puis suivez le menu de personnalisation de l’annonce d’accueil. Sur iPhone, si la messagerie visuelle est active, l’annonce se règle aussi dans l’application Téléphone, onglet Messagerie.
Enregistrez au calme, téléphone près de la bouche, et réécoutez-vous avant de valider. Pensez à changer d’annonce pour les congés, puis à remettre la bonne au retour.
05La limite du répondeur
Le meilleur message du monde ne retient pas le client qui ne laisse pas de message. Celui qui a une fuite, une porte claquée ou une chaudière en panne préfère souvent raccrocher et appeler le numéro suivant que parler à une machine.
Ce que fait Relais à la place
Quand vous ne décrochez pas, le client reçoit aussitôt un SMS : l’assistant lui fait décrire sa demande, photo à l’appui, et vous recevez une fiche prête à rappeler. S’il préfère parler, son message vocal est transcrit et vous arrive de la même façon. Voir le répondeur IA.
06Questions fréquentes
Faut-il donner un numéro d’urgence dans son message ?
Pour le gaz, oui : en cas d’odeur de gaz, le bon réflexe est de sortir du logement et d’appeler Urgence sécurité gaz au 0 800 47 33 33, gratuit et ouvert jour et nuit. Le rappeler dans l’annonce d’un chauffagiste ou d’un plombier-chauffagiste ne coûte que quelques secondes.
Vouvoiement ou ton familier ?
Le vouvoiement, toujours. Un client qui ne vous connaît pas encore juge votre sérieux en quelques secondes ; une voix posée et des phrases simples valent mieux qu’un ton commercial.
Combien de sonneries avant le répondeur ?
Le délai se règle avec le code du renvoi sur non-réponse, de 5 à 30 secondes selon les opérateurs. Les détails sont dans le guide du renvoi d’appel.
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